日語信函的格式和寫法十講

　　緒：日語信函范例

　　尊敬する今井先生

　　また、一年お過ごしてまいりました。去る一年、皆様におもたらした遺憾の思い出しより快楽と幸福のほうがずっと多いであることと信じております。

　　きたる新たな一年、われわれが切望している和平、健康及び幸福をさらにおもたらせることを心より祈っております。なお、幸福が満足にあることが理解できれば、、たとえ何と起ころうとも、人生の中には太陽の光のように幸福を充満することになれるではないでしょうか。幸いすることにしまして、すてきな出來事がいつも長久的に記憶され、またいつでも、楽しく思い出すことが出來る一方、不愉快な出來事が必ず、人々の記憶からお忘れられてゆくことと存じます。

　　おかげ様で、みんなは元気でございまして、靜かな素晴らしいクリスマスを過ごしいたしました。なお、クリスマス.イブの前夜にて、皆さんからおあいさつをいただきました。わたしから家族全員にお楽しみをもたらしまして、まことにありがとうございます。ご家族の皆様にもクリスマスのあいかつをおつたえてくださいますようお願い申し上げます。

　　敬具

　　李明

　　第一講：日文信組成部分示意圖

　　日文信組成部分示意圖見下圖。

　　第二講：日文發信編號寫法

　　如果信函上有編號，收件人和發件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。發信編號又叫發文號碼或發信號碼通常是一系列連續的號碼或是有特別對應的系列號碼，如：営総第1234號。有時也會用發信部門＋事件名＋客戶名略稱的組合，例如平成15年東京營業部發出的第08號信函的信函號碼為：15東営発第08號。一般來說，公司往往都對發信編號有相應的規定，可按相應規定書寫。

　　第三講：日文日期寫法

　　商務信函必須寫日期，它對于文件存檔及信息查考都有重要意義。

　　信函橫寫時，日期應在與發信編號齊另起一行書寫在信函右上角。信函豎寫時，日期需書寫在寄信人前，單起一列頂頭豎寫。

　　日文信函中書寫日期應注意以下幾點：

　　1.日文信函一般按照日本年號書寫日期，如：平城15年1月1日，也可按公歷書寫，一般公司內都有同有規定，可按規定書寫；

　　2.從禮節上講，信函上的日期應與郵戳上的一致，因此在寫日期的時候應按發信日期書寫。

　　第四講：日文收信人姓名寫法

　　信函橫寫時，收信人姓名應在發信編號和日期下另起一行頂頭書寫。信函豎寫時，收信人的姓名則書寫在最后，單起一列頂頭豎寫。收信人姓名后還應按照公司名(團體名)、職務、姓名書寫相應的敬稱。

　　書寫收信人姓名時還應注意，如果收信人為兩人以上，則按照輩分、資歷由高到低從行首寫起。

　　第五講：日文寄信人姓名寫法

　　商務信函中，寄信人的姓名意味著由誰對此信函負責，根據信件的重要度分別可由公司的代表人(社長)，部長、科長署名。原則上應由與收信人相同級別的人員署名。有時與收信方相對應，也可僅寫上公司名、團體名或店名。

　　在正式信函上為了表明效力及責任應在發信人姓名中央加蓋公章，如加蓋個人印章，應蓋在姓名后方，與姓名稍稍相交，以便復印后也能清晰地辨認。

　　信函橫寫時，寄信人姓名應在收信人姓名下另起一行靠右書寫。信函豎寫時，寄信人的姓名則在日期后另起一列靠下豎寫。寄信人姓名后應根據情況書寫相應的謙稱，如：用于平輩之間的“足下”等。

　　第六講：日文信函題目寫法

　　簡明扼要地說明信函內容，也稱為標題、標記。主要使用于事務性信函，一般的通知或問候信函等禮節社交信函中不使用。通常書寫在前文上一行，居中央的位置。題目應盡量用20字以內的簡短詞句。如果需要加以強調，有時也在題目名稱下加下劃線來表示。

　　第七講：日文信前文寫法

　　前文包括開頭語、適應時令的寒暄語、以及問候對方狀況或報告自己近況的寒暄語。日文書信的開頭很重要，因為不論寫什么內容的信，即使是譴責信、抱怨信、批評信、抗議信都必須在開頭向對方問候寒暄，開頭的寒暄語體現出寫信者的涵養和冷靜的態度，是衡量信中禮儀正確與否的標準之一。

　　開頭語：即“頭語”，從行首空出一個字符寫起，結束不需句號。

　　時令寒暄語：在開頭語后，空出一個字符間距，同行書寫或另起一行書寫。時令寒暄語是日語信函中使用最廣泛的寒暄方式。可根據不同的季節，月份書寫合宜的寒暄語。

　　其他寒暄語：包括詢問對方是否安康，以及自身近況介紹。注意應先問候對方再介紹自己的情況。一般緊接著時令寒暄語書寫，可視不同情況或場合，書寫適宜的寒暄語。

　　第八講：日文信正文寫法

　　正文包括承上啟下語和正文內容。

　　承上啟下語：所謂的承上啟下用語指的是作為序文與正文之間的過渡的詞語，借此可以順利地引出下文。在前文之后另起一行為正文，而承上啟下語一般空出1個格間距起開始書寫。常使用“さて”“実は”等詞匯引出下文；

　　正文：正文部分是信函的核心部分，商務日語信函應注意采用簡潔易懂的行文方式。每個段落的開始部分，既可以空一個格，也可以不空，但在一片書信中應保持格式的統一。

　　第九講：日文信結尾寫法

　　結尾包括結尾寒暄語和結束語。對于日文書信來說，結尾往往是提示性的，或再度向對方致以祝賀、祝愿，或順便提出一些要求、請求，或為自己寫信時的匆忙、字跡不清而道歉。同時，結尾也是總結性的，將上文敘述的內容作一個總結，以便讓對方確認寫信人的意圖。

　　結尾的寒暄語：另起一行，空出1個字符間距。

　　結束語：即“結語”，另起一行書寫，字體一般稍小，豎寫時一般高出正文部分的行末一個個的間距；如果正文結束于一行的行首部位，則可以將結束語寫在同一行的下方。橫寫時一般在結尾后，另起一行書寫，并靠信紙的右側邊緣一個格的間距。結束語是表示書信結束的標志，所以一般不能省略。結束語一般要與開頭語相對應使用。

　　需要說明的是，在寫賀年卡、盛夏慰問信、明信片時，如果信函中沒有開頭語，結語部分也可以省略，此外，吊唁信函也不需要寫結語。

　　第十講：日文附文寫法

　　有些與正文不太相關的事項可另行書寫，如附記，附件及補充文等可在書寫完正文，結尾和落款后另起一行書寫。

　　附記：有時為了使書信的要點更加清楚易懂，可按事項類別將書信內容重新簡述，這個部分就是附記。一般是在另起行的中央寫上“記”字，再分條書寫。如果內容較多，可另信書寫并在信欄外寫上“(別紙)”兩字。

　　附件：如果信函中有附件或是需要隨信函一同郵寄的文件，應在結束語下空1-2行書寫“同封物”、“同封別紙のごとく”或“添付書類”等字樣，并將附件一一歸納列表寫出。

　　補充文：補充文是正文中沒有敘述，但又需補充說明的文字；有時一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時可用補充文填補遺漏內容；有時在促銷和私人信件中，補充文也可以用來強調寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮等。補充文又稱追記，也書寫成“追伸”、“追白”、“再伸”“なお(另外)”等，應盡量做到簡明扼要，通常在簽名下方，從左側頂格書寫。